Le operazioni da fare per il passaggio annuale delle G-Suite

Unità organizzative e gruppi

  • Unità organizzative (utenti -> gestione unità organizzative)
    • passare le terze secondaria a unità 3A-as
    • passare ogni classe a quella successiva
    • creare una unità 1 secondaria in cui mettere tutti gli alunni delle quinte
  • rinominare i gruppi
    • le terze secondaria in un gruppo “finto” (ad esempio passaggio)
    • ogni classe alla sua successiva
  • per creare un nuovo gruppo
    • menu -> utenti -> gruppi crea un nuovo gruppo
    • nome e anno scolastico di riferimento (studentisecondariaprimaa2022@comprensivocernuscolombardone.edu.it, nel nome Studenti secondaria 1 A e nella descrizione a.s. 2021/2022)
    • personalizzare i permessi cliccando Limitato e poi aggiungendo “pubblica post” per intera organizzazione
    • per aggiungere utenti massivamente ai gruppi conviene partire dalle unità organizzative. Seleziona tutti gli utenti di una unità -> menu altro -> aggiungi ai gruppi -> scrivere il nome del gruppo e confermare
  • importare i nuovi utenti delle classi prime
    • da un foglio di calcolo ricavare i nuovi utenti iscritti alla prima della primaria e alla prima della secondaria

Il controllo va fatto anche per gli utenti delle unità organizzative Docenti (supplenti, passaggi di ruolo, trasferimenti…) e per i gruppi di lavoro.

Gestione utenti

Per accedere all’elenco degli utenti: righette in alto a sinistra -> directory -> utenti

È possibile creare massivamente i nuovi utenti a partire dal foglio csv. Una guida si trova qui

Per ogni nuovo utente docente è necessario l’aggiunta a questi gruppi:

  • comprensivo@
  • primaria@
  • primariaplesso@
  • se sostegno sostegno@
  • sostegnoinfanzia@ sostegnoprimaria@ sostegnosecondaria@

Gli alunni che sono usciti dal nostro istituto sono stati messi nell’unità organizzativa Alunni

Caricamento massivo di utenti

Per caricare massivamente gli utenti è necessario creare un file csv con tutte le informazioni che servono.

Alcuni trucchi:

  • per unire il contenuto di due celle usa la formula concatena scrivendo nella cella dove vuoi il risultato: =concatena(B2;”.”;B1;”@comprensivocernuscolombardone.edu.it”)
  • per eliminare gli spazi: seleziona le caselle -> cerca e sostituisci -> nel primo campo metti uno spazio, nel secondo campo non mettere niente -> controlla che il comando lavori nella selezione delle celle
  • per modificare maiuscole/minuscole: formato -> testo -> prima lettera maiuscola (oppure scegli l’opzione che ti serve)
  • esporta il foglio di calcolo nel formato csv in modo che il risultato della formula sia “fissato”