Le operazioni da fare per il passaggio annuale delle G-Suite
Unità organizzative e gruppi
- Unità organizzative (utenti -> gestione unità organizzative)
- rinominare le terze secondaria a unità 3A-as Fatto
- eliminare le unità delle quinte primarie fatto
- rinominare ogni classe a quella successiva partendo dalle classi superiori fatto
- spostare utenti da 3A-asvecchio a unità Alunni fatto
- mettere alunni delle quinte nella unità 1 secondaria fatto
- rinominare i gruppi
- le terze secondaria in un gruppo “finto” (ad esempio passaggio)
- per ogni gruppo modificare indirizzo mail fatto
- per ogni gruppo eliminare alias dell’anno precedente fatto
- per ogni gruppo modificare il nome fatto
- ogni classe alla sua successiva fatto
- creazione nuovi gruppi per le prime secondaria fatto
- gruppo limitato con permessi di pubblicazione e visualizzazione membri per tutta l’organizzazione
- controllare ogni consiglio di classe
- le terze secondaria in un gruppo “finto” (ad esempio passaggio)
- per creare un nuovo gruppo
- menu -> utenti -> gruppi crea un nuovo gruppo
- nome e anno scolastico di riferimento (studentisecondariaprimaa2023@comprensivocernuscolombardone.edu.it, nel nome Studenti secondaria 1 A e nella descrizione a.s. 2023/2024)
- personalizzare i permessi cliccando Limitato e poi aggiungendo “pubblica post” per intera organizzazione
- per aggiungere utenti massivamente ai gruppi conviene partire dalle unità organizzative. Seleziona tutti gli utenti di una unità -> menu altro -> aggiungi ai gruppi -> scrivere il nome del gruppo e confermare
- importare i nuovi utenti delle classi prime
- da un foglio di calcolo ricavare i nuovi utenti iscritti alla prima della primaria e alla prima della secondaria
Il controllo va fatto anche per gli utenti delle unità organizzative Docenti (supplenti, passaggi di ruolo, trasferimenti…) e per i gruppi di lavoro.
Gestione utenti
Per accedere all’elenco degli utenti: righette in alto a sinistra -> directory -> utenti
È possibile creare massivamente i nuovi utenti a partire dal foglio csv. Una guida si trova qui
Per ogni nuovo utente docente è necessario l’aggiunta a questi gruppi:
- comprensivo@
- primaria@
- primariaplesso@
- se sostegno sostegno@
- sostegnoinfanzia@ sostegnoprimaria@ sostegnosecondaria@
Gli alunni che sono usciti dal nostro istituto sono stati messi nell’unità organizzativa Alunni. Domanda per ora senza risposta: come fare per sospendere massivamente gli utenti?
Inviare mail agli studenti delle terze usciti l’anno scolastico appena concluso in cui avvisare della chiusura del loro account e successiva eliminazione dei loro materiali.
Caricamento massivo di utenti
Per caricare massivamente gli utenti è necessario creare un file csv con tutte le informazioni che servono.
Alcuni trucchi:
- per unire il contenuto di due celle usa la formula concatena scrivendo nella cella dove vuoi il risultato: =concatena(B2;”.”;B1;”@comprensivocernuscolombardone.edu.it”)
- per eliminare gli spazi: seleziona le caselle -> cerca e sostituisci -> nel primo campo metti uno spazio, nel secondo campo non mettere niente -> controlla che il comando lavori nella selezione delle celle
- per modificare maiuscole/minuscole: formato -> testo -> prima lettera maiuscola (oppure scegli l’opzione che ti serve)
- esporta il foglio di calcolo nel formato csv in modo che il risultato della formula sia “fissato”